Штампы и маркировка документов

Где и что ставить

1. 11
   Регистрационный номер документа п. 5.11

   Порядковый номер в пределах года; можно дополнить индексом дела, префиксом, годом — по вашей инструкции

   Открыть →
2. 12
   Ссылка на номер и дату поступившего документа п. 5.12

   В исходящем указывается, на какой входящий документ это ответ — номер и дата подставляются сами

   Открыть →
3. 14
   Гриф ограничения доступа п. 5.14

   Отметка «Для служебного пользования» с номером экземпляра — в правом верхнем углу первого листа

   Открыть →
4. 23
   Отметка об электронной подписи п. 5.23

   Визуализация: «Документ подписан электронной подписью», сертификат, владелец, срок действия, дата и время подписания

   Открыть →
5. 26
   Отметка о заверении копии п. 5.26

   «Верно», должность, подпись, расшифровка, дата; для другой организации — где хранится подлинник

   Открыть →
6. 27
   Отметка о поступлении документа п. 5.27

   Дата и входящий номер, по желанию — время и способ доставки. Допускается штамп

   Открыть →
7. 28
   Резолюция п. 5.28

   Исполнитель, поручение, срок, подпись, дата — на документе, на бланке резолюции или в карточке

   Открыть →
8. 29
   Отметка о контроле п. 5.29

   Штамп «Контроль» на верхнем поле и/или отметка в карточке со сроком

   Открыть →
9. 30
   Отметка о направлении документа в дело п. 5.30

   «В дело», индекс дела по номенклатуре, год, должность, подпись, дата, кратко — как исполнен

   Открыть →
10. 31
    Штрих-код (QR-код) документа п. 5.31

    QR с номером, датой и отпечатком файла — в правом нижнем углу первого листа или на свободном месте

    Открыть →

Место для отметки о поступлении стандарт не задаёт — по сложившейся практике и большинству инструкций это правый нижний угол первого листа; QR-код — правый нижний угол первого листа (п. 5.31). Штамп допускается для отметки о поступлении, «Контроль» и заверения копии (пп. 5.26, 5.27, 5.29). Подпись и печать штамп не заменяет.