Журнал входящей и исходящей корреспонденции
Регистрируйте входящие, исходящие и внутренние документы, ставьте штампы на копии PDF и сканов, контролируйте сроки и храните электронный архив у себя — на компьютере, сетевом диске или в облачной папке. Без установки и регистрации: документы на сервер сайта не передаются.
Что умеет
Регистрационная карточка по составу Правил делопроизводства: корреспондент, исх. № и дата, способ доставки, трек РПО, краткое содержание, листы, исполнитель, резолюция, срок, дело.
Порядковый номер в пределах года + префикс, индекс дела или год: «12», «Вх-012», «01-04/12». С 1 января — заново. Одинаковые номера от двух сотрудников сервис заметит сам.
Журнал и файлы — в папке на компьютере, сетевом диске или в облаке: Год / Журнал / Номер от даты — корреспондент. Файлы открываются и без сервиса.
Отметка о поступлении, «Контроль», «В дело», резолюция, «Верно», отметка об ЭП, гриф ДСП, QR. Оригинал и подпись к нему не меняются.
Документы на контроле, просрочки и сроки на 3 дня вперёд. Для обращений граждан срок 30 дней ставится сам. Ответ закрывает входящий автоматически.
SHA-256 каждого файла в карточке и в описи. Проверка всего архива одной кнопкой: что изменено, чего не хватает.
Образец номенклатуры со статьями Перечня № 236, опись дела, проект акта о выделении к уничтожению по истёкшим срокам.
Журнал в CSV для Excel, печать журнала и карточки, бланк резолюции A6, резервная копия ZIP с описью отпечатков.
Коммерческим организациям
- журнал вместо таблицы Excel и бумажной книги;
- претензии, требования ФНС, судебные документы — на контроле со сроками;
- ответ одной кнопкой: исходящий получает ссылку «На № … от …», входящий — отметку об исполнении;
- архив в общей папке — видят все, кому вы дали доступ к папке.
Бюджетным учреждениям и органам власти
- отдельный журнал обращений граждан: регистрация за 3 дня, ответ за 30 (закон № 59-ФЗ);
- способы доставки МЭДО, СМЭВ, Госуслуги; гриф «Для служебного пользования» с номером экземпляра;
- номенклатура со статьями Перечня № 236, опись дела, проект акта о выделении к уничтожению;
- как вспомогательный журнал подразделения, если основной учёт ведётся в ведомственной СЭД.
Где хранятся документы
Chrome, Edge, Яндекс Браузер, Opera на компьютере. Выберите папку на диске, на сетевом диске организации или в синхронизируемой папке Яндекс Диска, OneDrive, Облака Mail. Сервис создаст «_журнал» с журналом и копией, а документы разложит так:
Канцелярия/ ├─ _журнал/registry.json, Журнал входящие 2026.csv └─ 2026/ ├─ Входящие/ │ └─ Вх 128 от 11.11.2026 — ООО Поставка/ │ ├─ Претензия.pdf │ ├─ Претензия (отметка).pdf │ └─ Карточка.html └─ Исходящие/ …
Safari, Firefox, телефон: журнал и файлы хранятся в этом браузере. Раз в неделю скачивайте резервную копию ZIP — в ней журнал, файлы, CSV и опись с отпечатками. Позже всё переносится в папку одной кнопкой.
Доступ к журналу определяется доступом к папке: настраивайте права на сетевом диске или в облаке. Сам сервис пароли и роли не хранит.
Реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2025
Что из стандарта сервис оформляет — в карточке, штампом на копии или картинкой PNG для вставки в документ.
- 11Регистрационный номер документа п. 5.11Штамп →
Порядковый номер в пределах года; можно дополнить индексом дела, префиксом, годом — по вашей инструкции
- 12Ссылка на номер и дату поступившего документа п. 5.12Штамп →
В исходящем указывается, на какой входящий документ это ответ — номер и дата подставляются сами
- 14Гриф ограничения доступа п. 5.14Штамп →
Отметка «Для служебного пользования» с номером экземпляра — в правом верхнем углу первого листа
- 23Отметка об электронной подписи п. 5.23Штамп →
Визуализация: «Документ подписан электронной подписью», сертификат, владелец, срок действия, дата и время подписания
- 26Отметка о заверении копии п. 5.26Штамп →
«Верно», должность, подпись, расшифровка, дата; для другой организации — где хранится подлинник
- 27Отметка о поступлении документа п. 5.27Штамп →
Дата и входящий номер, по желанию — время и способ доставки. Допускается штамп
- 28Резолюция п. 5.28Штамп →
Исполнитель, поручение, срок, подпись, дата — на документе, на бланке резолюции или в карточке
- 29Отметка о контроле п. 5.29Штамп →
Штамп «Контроль» на верхнем поле и/или отметка в карточке со сроком
- 30Отметка о направлении документа в дело п. 5.30Штамп →
«В дело», индекс дела по номенклатуре, год, должность, подпись, дата, кратко — как исполнен
- 31Штрих-код (QR-код) документа п. 5.31Штамп →
QR с номером, датой и отпечатком файла — в правом нижнем углу первого листа или на свободном месте
На что опирается сервис
- ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» — утверждён приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст, действует с 18.08.2025 вместо ГОСТ Р 7.0.97-2016. Реквизиты: регистрационный номер (5.11), отметка о поступлении (5.27), резолюция (5.28), отметка о контроле (5.29), отметка о направлении в дело (5.30), QR-код (5.31), отметка об электронной подписи (5.23), заверение копии (5.26), гриф ограничения доступа (5.14). Стандарт добровольный, если его применение не установлено нормативным актом.
- Правила делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления (приказ Росархива от 22.05.2019 № 71): регистрация в день поступления или на следующий рабочий день (п. 3.22), состав сведений карточки (п. 4.4), на электронных документах отметку о поступлении не ставят (п. 3.15), электронные дела по номенклатуре (п. 6.25). Коммерческим организациям — как ориентир для своей инструкции.
- Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236): журналы регистрации поступающих и отправляемых документов — 5 лет (ст. 182 г), переписка — 5 лет ЭПК (ст. 70), приказы по основной деятельности — постоянно (ст. 19 а).
- Закон № 59-ФЗ об обращениях граждан: регистрация — в течение трёх дней (ч. 2 ст. 8), ответ — в течение 30 дней со дня регистрации (ч. 1 ст. 12).
- Правила хранения архивных документов в организациях (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77) — действуют и для коммерческих организаций; электронные документы для архива — в PDF/A вместе с метаданными.
Вопросы
Где хранятся документы и журнал?
Там, где вы выберете. В Chrome, Edge, Яндекс Браузере и Opera на компьютере сервис работает с папкой: на диске, на сетевом диске организации или в папке Яндекс Диска, OneDrive и другого облака, которое синхронизируется с компьютером. Журнал лежит в подпапке «_журнал», файлы — по годам и журналам. В Safari, Firefox и на телефоне данные хранятся в браузере, а резервная копия выгружается архивом ZIP. На сервер сайта документы не передаются.
Могут ли несколько сотрудников работать в одном журнале?
Да, если папка общая: сетевой диск или общая папка облака. Перед каждой записью сервис перечитывает журнал с диска и объединяет изменения, а номер присваивает по свежим данным. Если двое регистрируют документ в одну и ту же секунду, сервис заметит одинаковые номера и предложит исправить. Разграничения прав доступа нет: кто открыл папку, тот видит весь журнал. Права настраиваются на самой папке.
Портит ли штамп подписанный PDF?
Наложение штампа меняет файл, поэтому электронная подпись к изменённому файлу уже не подойдёт. Сервис всегда сохраняет оригинал без изменений, а штамп ставит на отдельную копию с пометкой «(отметка)». По Правилам делопроизводства на электронных документах отметку о поступлении не ставят — сведения вносят в регистрационную карточку (п. 3.15 Правил, утв. приказом Росархива № 71). Копия со штампом удобна для работы и печати.
Как проверить электронную подпись поступившего документа?
Сервис подписи не проверяет. Проверьте файл подписи на Госуслугах (раздел «Подтверждение подлинности электронной подписи») или в программе, которой вы подписываете документы, и внесите результат в карточку: владелец, сертификат, срок действия, результат проверки. Это предусмотрено составом сведений при регистрации (п. 4.4 Правил № 71).
Как формируется регистрационный номер?
Основа — порядковый номер в пределах календарного года. Его можно дополнить префиксом («Вх-»), индексом дела по номенклатуре, годом. Структуру номера организация определяет сама в инструкции по делопроизводству (п. 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2025, п. 3.4 Правил № 71). С 1 января нумерация начинается заново.
В какой срок регистрировать поступившие документы?
В госорганах и ОМСУ — в день поступления или на следующий рабочий день, если законом не установлено иное (п. 3.22 Правил № 71). Письменное обращение гражданина регистрируется в течение трёх дней с момента поступления (ч. 2 ст. 8 закона № 59-ФЗ) и рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации (ч. 1 ст. 12). Коммерческие организации устанавливают сроки сами — сервис подсвечивает документы, зарегистрированные позже следующего рабочего дня.
Сколько хранить журнал регистрации?
Журналы и базы данных регистрации поступающих и отправляемых документов — 5 лет (ст. 182 г Перечня, утв. приказом Росархива № 236), журналы приказов по основной деятельности — постоянно (ст. 182 а). Срок хранения каждого дела указывается в номенклатуре — сервис подставляет его в карточку и показывает, какие дела можно выделить к уничтожению.
Это система электронного документооборота?
Это бесплатный журнал регистрации с электронным архивом: карточки, номера, штампы, контроль сроков, номенклатура, проверка целостности файлов. Маршрутов согласования, подписания и обмена через операторов ЭДО и МЭДО в нём нет. Для госорганов, которые обязаны вести делопроизводство в своей СЭД, сервис подходит как вспомогательный журнал или для подразделений.
Сервис бесплатный, работает в браузере «как есть». Он не является системой электронного документооборота, не проверяет электронную подпись и не заменяет ведомственную СЭД там, где она обязательна.
Подписка — бесплатно
Шаблон устарел? Узнаете первыми
Законы меняются — шаблоны тоже. Подпишитесь: сообщим, когда выйдут новые образцы и обновятся старые.
- новые и обновлённые шаблоны
- изменения в законах
- разборы ситуаций по шагам
или на почту — раз в неделю
Источник: online-Документы — https://online-document.ru/korrespondenciya/ · © online-Документы (online-document.ru), 2011–2026