Как регистрировать входящие и исходящие документы и сколько их хранить
Порядок регистрации по ГОСТ Р 7.0.97-2025 и Правилам делопроизводства, сроки регистрации и ответа, сроки хранения журналов и дел по Перечню № 236. Для коммерческих организаций Правила № 71 не обязательны, но удобны как основа своей инструкции по делопроизводству.
Порядок работы с поступившим документом
- Принять и проверить
Проверьте, что документ адресован вам, все листы и приложения на месте. Электронный документ с усиленной подписью — проверьте подпись; несоответствия по Правилам № 71 — основание отказать в регистрации (п. 3.18).
- Зарегистрировать
В день поступления или на следующий рабочий день (п. 3.22 Правил № 71); обращение гражданина — в течение трёх дней (ч. 2 ст. 8 закона № 59-ФЗ). Номер — порядковый в пределах года, структуру задаёт ваша инструкция.
- Поставить отметку
На бумажном документе — отметка о поступлении: дата и входящий номер, по желанию время и способ доставки (п. 5.27 ГОСТ Р 7.0.97-2025), можно штампом. На электронном — сведения вносятся в карточку, отметка не ставится (п. 3.15 Правил № 71).
- Резолюция и контроль
Руководитель указывает исполнителя, поручение и срок (п. 5.28). Если документ на контроле — штамп «Контроль» на верхнем поле и/или отметка в карточке (п. 5.29).
- Исполнить и ответить
В исходящем ответе указывается ссылка на номер и дату поступившего документа (реквизит 12, п. 5.12). Во входящем — отметка об исполнении: кратко, как исполнен.
- Направить в дело
«В дело», индекс дела по номенклатуре, год, должность, подпись, дата (п. 5.30). Электронные документы — в электронные дела по той же номенклатуре (п. 6.25 Правил № 71).
Что вносится в регистрационную карточку
Состав сведений по п. 4.4 Правил делопроизводства (приказ Росархива № 71): корреспондент; вид документа; дата и номер документа; кто подписал; дата поступления и входящий номер; способ доставки; краткое содержание; число листов и приложений; связанные документы; резолюция и срок исполнения; индекс дела; отметка о контроле; гриф ограничения доступа; сведения об электронной подписи и результат её проверки; ссылки на файлы. Все эти поля есть в карточке журнала.
Сроки хранения: образец номенклатуры
По Перечню типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Срок считается с 1 января года, следующего за годом окончания дела. «ЭПК» — уничтожение только после экспертизы ценности. Проверьте, нет ли для вашей отрасли своего перечня.
| Дело | Срок | Статья перечня |
|---|---|---|
| Приказы по основной (профильной) деятельности | Постоянно | ст. 19 а |
| Журнал регистрации приказов по основной деятельности | Постоянно | ст. 182 а |
| Номенклатура дел | Постоянно | ст. 157 |
| Переписка по основной (профильной) деятельности | 5 лет ЭПК | ст. 70 |
| Журнал (база данных) регистрации поступающих и отправляемых документов | 5 лет | ст. 182 г |
| Журнал (база данных) контроля исполнения документов | 3 года | ст. 182 д |
| Договоры, соглашения, контракты; акты и протоколы разногласий к ним | 5 лет ЭПК | ст. 11 — после истечения срока действия договора |
| Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение) | 50/75 лет ЭПК | ст. 434 а |
| Приказы по личному составу (отпуска) | 5 лет | ст. 434 б |
| Первичные учётные документы | 5 лет | ст. 277 — при условии проверки |
| Обращения граждан; переписка по их рассмотрению | 5 лет ЭПК | ст. 154 |
| Журнал (база данных) регистрации обращений граждан | 5 лет | ст. 182 е |
На что опирается сервис
- ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» — утверждён приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст, действует с 18.08.2025 вместо ГОСТ Р 7.0.97-2016. Реквизиты: регистрационный номер (5.11), отметка о поступлении (5.27), резолюция (5.28), отметка о контроле (5.29), отметка о направлении в дело (5.30), QR-код (5.31), отметка об электронной подписи (5.23), заверение копии (5.26), гриф ограничения доступа (5.14). Стандарт добровольный, если его применение не установлено нормативным актом.
- Правила делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления (приказ Росархива от 22.05.2019 № 71): регистрация в день поступления или на следующий рабочий день (п. 3.22), состав сведений карточки (п. 4.4), на электронных документах отметку о поступлении не ставят (п. 3.15), электронные дела по номенклатуре (п. 6.25). Коммерческим организациям — как ориентир для своей инструкции.
- Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236): журналы регистрации поступающих и отправляемых документов — 5 лет (ст. 182 г), переписка — 5 лет ЭПК (ст. 70), приказы по основной деятельности — постоянно (ст. 19 а).
- Закон № 59-ФЗ об обращениях граждан: регистрация — в течение трёх дней (ч. 2 ст. 8), ответ — в течение 30 дней со дня регистрации (ч. 1 ст. 12).
- Правила хранения архивных документов в организациях (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77) — действуют и для коммерческих организаций; электронные документы для архива — в PDF/A вместе с метаданными.
Подписка — бесплатно
Шаблон устарел? Узнаете первыми
Законы меняются — шаблоны тоже. Подпишитесь: сообщим, когда выйдут новые образцы и обновятся старые.
- новые и обновлённые шаблоны
- изменения в законах
- разборы ситуаций по шагам
или на почту — раз в неделю
Источник: online-Документы — https://online-document.ru/korrespondenciya/pravila-registracii/ · © online-Документы (online-document.ru), 2011–2026