www.online-document.ru

Процедура оформления сотрудника по трудовому договору состоит из следующих этапов:

1. Получение документов от работника.

2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами.

3. Заключение трудового договора.

4. Оформление и регистрация документов на работника.

5. Внесение записи в трудовую книжку.

Рассмотрим каждый из них более подробно:

1. Получение документов от работника

При оформлении на работу нового сотрудника от него необходимо получить пакет документов. В зависимости от должности и предъявляемых к ней требований этот перечень может меняться.

Обязательные документы:

- Паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности по форме № 2П, свидетельство о рождении, документ, подтверждающий личность иностранного гражданина).

- Трудовая книжка.

- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).

- Военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (если принимаемый на работу сотрудник является военнообязанным).

Дополнительные документы:

- Диплом или иной документ, подтверждающий наличие образования (аттестат и т.п.).

- Справка о прохождении медосмотра или медицинская книжка. Требуется в случаях, когда должность требует прохождения обязательного медосмотра;

- Справка о наличии (отсутствии) судимости (обязательна для представления при устройстве на должность педагогического работника, госслужащего, судебного пристава, работника таможенных органов и т.д.).

- ИНН (при его наличии). Отсутствие ИНН не может являться препятствием для принятия сотрудника на работу, так как оно не включено в перечень обязательных документов и отказ в приеме на работу по факту отсутствия указанного документа является необоснованным.

- Заграничный паспорт.

- Справка 2-НДФЛ (необходима, в случае если работник хочет получать налоговые вычеты).

- Справка о сумме з/п за последние 2 года (необходима для расчета пособий по больничному в случае, если расчет будет производиться исходя из заработной платы у предыдущих работодателей).

- Разрешение на работу (патент) – для иностранных граждан и лиц без гражданства, если осуществление трудовой деятельности без указанных документов невозможна.

- Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы на Крайнем Севере (если сотрудник принимается на работу в указанный регионе).

- Сведения о доходах и имуществе супруга (супруги), несовершеннолетних детей. Предоставление указанного документа обязательно для госслужащих, сотрудников Центробанка (на ряд должностей), муниципальных служащих.

- Заявление о приеме на работу. Cоставление заявления о приеме не является обязательнымусловием для заключения трудового договора и его отсутствие не может являться основанием для отказа в принятии на работу. Исключение составляют только государственные и муниципальные служащие обязанные составить данное заявление.

Кому необходимо проходить медицинский осмотр при устройстве на работу

Обязательному медосмотру при заключении трудового договора подлежат следующие категории граждан:

- Несовершеннолетние.

- Работники вредных производств и производств с опасными условиями труда.

- Работники, связанные с движением транспорта.

- Сотрудники, принимаемые на работу в районы Крайнего Севера и иных приравненных к нему местностей.

- Работники, принимаемые на вахтовую работу.

- Граждане, принимаемые на работу в сферу общепита, торговли, водопроводных сооружений, медуслуг, детского образования (детские сады, школы и т.п.).

- Сотрудники, принимаемые на подземные работы.

- Иные сотрудники, обязательность прохождения медосмотра которых, установлена законодательством РФ.

2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами

Перед заключением трудового договора, сотрудника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами. Эти документы разрабатываются работодателем самостоятельно, с учетом направления его деятельности. С одними из них ознакомление является обязательным, с другими – только при их наличии в организации.

Документы, обязательные для ознакомления:

1. Правила внутреннего трудового распорядка.

2. Правила и инструкция по охране труда.

3. Положение об оплате труда (если указанный раздел включен в правила внутреннего трудового распорядка).

4. Правила хранения и использования персональных данных работников.

Документы, обязательные для ознакомления только при их наличии в организации:

1. Должностная инструкция.

В случае если в трудовом договоре отсутствует перечень выполняемых сотрудником обязанностей, они прописываются в должностной инструкции, которая является, в свою очередь, неотъемлемой частью договора. Унифицированной формы данного документа нет - она разрабатывается работодателем самостоятельно и является его внутренним локальным документом.

2. Положение о материальной ответственности.

3. Положение о документообороте.

4. Коллективный договор.

5. Положение о социальном обеспечении работников.

6. Иные, разработанные в организации документы.

После того, как работник был ознакомлен с локальными нормативными актами, он должен расписаться в листе ознакомления, после чего лист сшивается с актом, нумеруется и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

3. Заключение трудового договора

Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах: один отдается работнику, второй остается у работодателя. При этом на экземпляре, оставшемся у работодателя, должна стоять подпись работника, получившего договор.

Содержание трудового договора

Трудовой договор должен в обязательном порядке содержать предусмотренные законодательством сведения. Их отсутствие в договоре делает данный документ недействительным. Помимо обязательных условий, работодатель может внести в договор дополнительные, но они при этом не должны ухудшать положение работника.

Обязательные условия для включения в трудовой договор:

- ФИО работника;

- наименования работодателя-организации или ФИО ИП;

- данные о лице, подписавшем трудовой договор со стороны работодателя (его представителе);

- паспортные данные работника и работодателя-ИП;

- ИНН (при его наличии);

- место и дата заключения договора;

- место работы (если работник принимается в филиал-необходимо указать подразделение и адрес местонахождения филиала);

- должность в соответствии со штатным расписанием (если должность не включена в штатное расписание указание ее в договоре недопустимо);

- дата начала работы;

- дата окончания работы если договор срочный (отсутствие в договоре срока действия подразумевает его бессрочность);

- условия оплаты труда (размер оклада, доплаты, надбавки, премии, иные поощрительные выплаты);

- режим рабочего времени и отдыха;

- гарантии и компенсации при работе с вредными и опасными условиями труда (если работник принимается на такую работу);

- условия труда на рабочем месте;

- условие об обязательном соцстраховании.

4. Оформление и регистрация документов на работника

После оформления трудового договора на сотрудника необходимо составить:

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу составляется после оформления трудового договора по унифицированной форме № Т-1 или № Т-1а. Указанный документ подтверждает факт принятия сотрудника на работу, а также является основанием для внесения сведений в трудовую книжку и личную карточку работника.

Личная карточка работника

Одним из обязательных документов, составляемых после заключения трудового договора является личная карточка сотрудника. 

Лицевой счет

Карточкам лицевого счета составляется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной в течение года. Документ оформляется сотрудником бухгалтерии по формам Т-54 и Т-54а.

Карточка индивидуального учета начисленных выплат и страховых взносов.

Указанный документ используется для учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов, относящихся к ним, в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты.

Налоговый регистр по доходам и НДФЛ

Работодатели, заключившие трудовой и гражданско-правовой договоры, обязаны вести учет доходов работников и сумм исчисленного и удержанного с данных доходов НДФЛ. Указанный документ не имеет обязательной унифицированной формы, в связи с чем работодатель обязан самостоятельно разработать его форму.

Регистр по доходам и НДФЛ должен содержать следующие обязательные сведения:

- ФИО сотрудника.

- ИНН или паспортные данные.

- Статус налогоплательщика (резидент/нерезидент).

- Суммы выплаченных работнику доходов и предоставленных налоговых вычетов.

- Даты выплаты дохода.

- Суммы исчисленного и удержанного НДФЛ.

- Даты удержания и перечисления НДФЛ.

- Реквизиты платежных поручению на перечисление подоходного налога в бюджет.

5. Внесение записи в трудовую книжку

Работодатель обязан вести трудовые книжки каждого из своих сотрудников если они проработали в организации свыше пяти дней. Исключение составляют лишь совместители.

Общие правила заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

- cведения вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу;

- данные вносятся только работодателем, либо его должностным лицом, уполномоченным на то соответствующим приказом;

- сведения вносятся перьевой, гелевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета;

- заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации;

- после графы 3 заполняется графа 1 в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9;

- в графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом. Сведения вносятся арабскими цифрами;

- в графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться;

- в графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу;

Написать отзыв

Отзывов нет